Варианты сокращения расходов на печать документов
Вызванный пандемией кризис заставил многие компании искать пути снижения затрат. Внимательно изучая статьи расходов, некоторые бухгалтера обратили внимание на закупку бумаги, обслуживание печатающих устройств и другие сопутствующие расходы, связанные с распечаткой документов. При отсутствии контроля за процессом печати до 40% расходов являются непроизводственными. Они возникают из-за большого количества личных распечаток, игнорирования режима чернового режима, неэффективного использования парка принтеров и МФУ.
Можно ли снизить расходы на печать? Да, если обратиться к специалистам. Как снизить расходы на распечатку документов и чем аутсорсинг офисной печати отличается от покопийной печати рассказали эксперты компании Копи-Консалтинг.
Что такое аутсорсинг
Передача связанных с распечаткой документов процессов сторонней организации позволяет оптимизировать расходы. При этом уменьшается нагрузка на технических специалистов компании, уменьшается количество личных распечаток, исключаются форс-мажоры из-за поломки техники.
Специализированная компания-аутсорсер:
- С помощью специального программного обеспечения проводит аудит печати (выясняет кто и сколько печатает, какие принтеры недозагружены, какие работают на пределе возможностей и т.д.)
- Разрабатывает проект снижения затрат на печать
- Настраивает печатающие устройства, иногда перемещает их между отделами или заменяет
- Поставляет расходные материалы (бумага, заправка тонера) и проводит плановое обслуживание техники
- Мониторит специальным ПО процессы печати, анализирует данные
В первые месяцы сотрудничества с аутсорсером наблюдается снижение затрат на печать порядка 15 %. Цифры могут быть и больше. Все зависит от беспорядка, которые был с процессами печати до проведения аудита.
Что такое покопийка
Еще один вариант передачи процессов печати сторонней организации — заключение «клик-контракта». Он предполагает оплату в конце месяца за количество распечатанных страниц. Расходы за бумагу и тонер уже включены в стоимость.
Покопийка, в отличие от аутсорсинга, не предполагает аудит печати и отслеживание непроизводственных расходов. За этим сотрудникам фирмы придется следить самим.
И аутсорсинг и покопийка имеют свои преимущества. В краткосрочной перспективе «клик-контракт» кажется более выгодным, так как не нужно оплачивать аудит. А вот в длительном периоде именно аутсорсинг позволит существенно сократить расходы.
